Betriebsanleitung erstellen

Schritte zur Erstellung einer Betriebsanleitung​

1. Recherche und Informationssammlung​

Der erste Schritt besteht darin, umfassende Informationen über das Produkt zu sammeln. Dabei werden Daten von Entwicklern, Konstrukteuren, Zulieferern und weiteren Quellen genutzt. Idealerweise beginnt dieser Prozess parallel zur Produktentwicklung.​

2. Inhalte strukturieren und filtern​

Nach der Sammlung der Informationen müssen diese strukturiert und auf Relevanz geprüft werden. Die interne technische Dokumentation spielt hierbei eine entscheidende Rolle, da sie alle relevanten Dokumente für die Produktentwicklung und -herstellung umfasst und sicherstellt, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Nicht alle Daten sind für den Anwender relevant. Beispielsweise werden Gefahren, die durch konstruktive Schutzmaßnahmen bereits eliminiert wurden, in der Betriebsanleitung nicht erwähnt.

3. Berücksichtigung von Normen und Richtlinien​

Die Inhalte einer Betriebsanleitung werden maßgeblich durch anzuwendende Normen und gesetzliche Vorgaben bestimmt. Die Nutzung dieser Normen ist entscheidend, um die ordnungsgemäße Handhabung von Anlagen sicherzustellen und relevante Informationen für die Instandhaltung von Gebäuden bereitzustellen. Besonders wichtig sind hierbei die Normen DIN EN ISO 20607:2019 und DIN EN IEC/IEEE 82079-1, die detaillierte Anforderungen an die Struktur und Inhalte von Betriebsanleitungen stellen.

Arten der Technischen Dokumentation – Betriebsanleitung/ Montageanleitung/ Gebrauchsanleitung/ Bedienungsanleitung

Technische Anleitungen sind zentrale Bestandteile der Dokumentation von Maschinen und Produkten. Sie gewährleisten die sichere Nutzung, Montage und Wartung und erfüllen gleichzeitig gesetzliche Anforderungen. Trotz häufiger Überschneidungen unterscheiden sie sich in Zielgruppe, Inhalt und Anwendungsszenario:

Unterschiede zwischen Betriebsanleitung, Montageanleitung, Gebrauchsanleitung und Bedienungsanleitung

Technische Anleitungen sind zentrale Bestandteile der Dokumentation von Maschinen und Produkten. Sie gewährleisten die sichere Nutzung, Montage und Wartung und erfüllen gleichzeitig gesetzliche Anforderungen. Trotz häufiger Überschneidungen unterscheiden sie sich in Zielgruppe, Inhalt und Anwendungsszenario:

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1. Betriebsanleitungen

Zielgruppe: Betreiber, Fachpersonal und Instandhalter
Zweck: Sicherer Betrieb und Wartung der Maschine
Inhalt: Eine Betriebsanleitung beschreibt die bestimmungsgemäße Verwendung, Wartung und Instandhaltung einer Maschine. Sie enthält sicherheitsrelevante Hinweise für alle Lebensphasen, Betriebsbedingungen sowie Anweisungen zur Fehlerbehebung.
Rechtliche Grundlage: z. B. Maschinenrichtlinie (2006/42/EG), DIN EN ISO 12100

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2. Montageanleitungen

Zielgruppe: Fachkräfte für Montage und Installation
Zweck: Korrekte und sichere Montage von unvollständigen Maschinen oder Bauteilen
Inhalt: Montageanleitungen liefern detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Zusammenbau einer Maschine oder eines Bauteils. Sie enthalten oft technische Zeichnungen, Montagereihenfolgen und sicherheitsrelevante Hinweise.
Rechtliche Grundlage: Maschinenrichtlinie (2006/42/EG), DIN EN ISO 12100

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3. Gebrauchsanleitungen

Zielgruppe: Endverbraucher oder allgemeine Anwender
Zweck: Bestimmungsgemäße und sichere Nutzung eines Produkts
Inhalt: Eine Gebrauchsanleitung erklärt, wie ein Produkt korrekt verwendet wird, weist auf mögliche Gefahren hin und bietet grundlegende Pflege- und Wartungstipps. Sie wird häufig bei Produkten verwendet, die unter die allgemeine Produktsicherheitsverordnung GPSR (2023 988) fallen.

4. Bedienungsanleitungen

Zielgruppe: Endanwender und Bedienpersonal
Zweck: Bedienung eines Geräts oder einer Maschine während des Betriebs
Inhalt: Die Bedienungsanleitung konzentriert sich auf die tägliche Nutzung und die Bedienungselemente eines Geräts. Sie bietet klare Anweisungen zur Steuerung und Einstellung, inklusive Fehlerbehebung bei kleinen Störungen. Im Gegensatz zur Betriebsanleitung, welche umfassender ist, konzentriert sich die Bedienungsanleitung ausschließlich auf die Bedienung.

Betriebsanleitung für Eigenbauten und Alt-Maschinen – Betreiberverantwortung

Für Eigenbauten und ältere Maschinen, die ohne oder mit unvollständiger Betriebsanleitung betrieben werden, liegt die Verantwortung zur Erstellung einer normkonformen Betriebsanleitung beim Betreiber. Diese muss den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sicherheitsrelevante Informationen enthalten und den sicheren Betrieb der Maschine gewährleisten. Eine fehlende oder mangelhafte Betriebsanleitung kann im Schadensfall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Daher ist es essenziell, auch für Eigenbauten und Altmaschinen eine vollständige, verständliche und rechtskonforme Betriebsanleitung bereitzustellen.

Gesamtbetriebsanleitung für Gesamtheit von Maschinen/ Anlagen

Bei Gesamtheiten von Maschinen, also verketteten oder vernetzten Anlagen, muss die Gesamtbetriebsanleitung die spezifischen Anforderungen an das Zusammenspiel der einzelnen Maschinen abdecken. Wesentliche Sicherheitshinweise aus den Einzelanleitungen müssen übernommen und auf die Gesamtheit abgestimmt werden. Zusätzlich sind übergeordnete Befehlseinrichtungen, wie zentrale Steuerungen oder Not-Halt-Systeme, klar zu beschreiben. Ein strukturierter Verweis auf die einzelnen Betriebsanleitungen der Komponenten sorgt dafür, dass Anwender bei Bedarf schnell auf detaillierte Informationen zugreifen können. Nur so kann ein sicherer und effizienter Betrieb der gesamten Anlage gewährleistet werden.

Normkonforme Benutzerinformation​ – Sicherheit für Anwender,
Schutz vor Haftungsrisiken für Hersteller

Eine Betriebsanleitung dient primär dazu, den Benutzer vor verbleibenden Risiken (Restrisiken) zu warnen und ihn bei der sicheren Handhabung des Produkts zu unterstützen. Gleichzeitig minimiert sie durch ihre Einhaltung der geltenden Normen und Gesetze das Haftungsrisiko des Herstellers. Die Produktdokumentation ist dabei von entscheidender Bedeutung, da sie die Gesamtheit der technischen Unterlagen umfasst, die für die Beschreibung und Nutzung von Produkten erforderlich sind.

Häufige Herausforderungen bei der Erstellung​

1. Fehlende Zielgruppenanalyse: Ohne ein klares Verständnis der Zielgruppe kann die Anleitung unverständlich oder unbrauchbar werden. Produktdokumentationen spielen eine entscheidende Rolle, da sie sicherstellen, dass technische Materialien wie Bedienungsanleitungen und Schulungsunterlagen normkonform und verständlich sind. Die Zielgruppenanalyse muss Informationen zu den Aufgaben, Qualifikationen und Bedürfnissen der Anwender liefern.​
2. Zeitdruck und Last-Minute-Änderungen: Änderungen am Produkt kurz vor der Markteinführung können die Fertigstellung der Anleitung verzögern und deren Qualität beeinträchtigen. Eine frühzeitige Einbindung der Dokumentation in den Entwicklungsprozess hilft, diese Probleme zu vermeiden.​
3. Mangelnde Abstimmung mit Übersetzungsdienstleistern: Eine klare Kommunikation zwischen Redakteuren und Übersetzern ist essenziell, um Verständlichkeit und Qualität in allen Sprachen sicherzustellen.​

Gesetzliche Anforderungen und Produktsicherheit​

Eine Betriebsanleitung ist nicht nur ein hilfreiches Dokument, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung. Sie bildet einen zentralen Bestandteil der technischen Dokumentation, die für die CE-Kennzeichnung unerlässlich ist. Ohne Betriebsanleitung darf ein Produkt im europäischen Wirtschaftsraum weder verkauft noch in Verkehr gebracht werden.​

Auch Produkte, die nicht der CE-Kennzeichnung unterliegen, benötigen gemäß Produktsicherheitsgesetz eine entsprechende Dokumentation. Fehlerhafte oder fehlende Anleitungen können erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Hersteller nach sich ziehen.​

Wie unterstützt das Ingenieurbüro Leimkühler GmbH bei der Erstellung von Betriebsanleitungen?

Wenn intern nicht genügend Ressourcen oder Know-how vorhanden sind, ist die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister oft die beste Lösung. Professionelle technische Redakteure stellen sicher, dass die Anleitung alle gesetzlichen und normativen Anforderungen erfüllt.​

Wir bieten umfassende Dienstleistungen für die Erstellung von technischen Dokumentationen an. Unser Team aus erfahrenen Technischen Redakteuren und Ingenieuren unterstützt Sie bei der Erstellung von Dokumentationen, die den Anforderungen der Maschinenrichtlinie und anderen relevanten Normen entsprechen.

Unser Angebot umfasst:

• Erstellung von technischen Dokumentationen für Maschinen, Anlagen und Produkte
• Konzeption und Erstellung von Betriebsanleitungen, Montageanleitungen und Wartungsanleitungen
• Normkonforme technische Dokumentation
• Zielgruppengerechte Formulierung und Gestaltung
• Überarbeitung und Aktualisierung von bestehenden Dokumentationen

Durch unsere Dienstleistungen stellen wir sicher, dass Ihre technischen Dokumentationen nicht nur normkonform, sondern auch benutzerfreundlich und verständlich sind. Dies trägt maßgeblich zur Sicherheit und Effizienz Ihrer Produkte bei.

Schnelle Unterstützung für Ihren kurzfristigen Bedarf

In dynamischen Projekten entstehen oft unerwartete Engpässe und dringende Anforderungen. Dank unserer flexiblen Strukturen und unserem erfahrenen Team können wir auch kurzfristige Anfragen schnell und zuverlässig bearbeiten. Mit klaren Prozessen, effizienten Kommunikationswegen und einem tiefen Verständnis für technische Dokumentation gewährleisten wir, dass Ihre Anforderungen zeitnah erfüllt werden. So vermeiden Sie Verzögerungen, halten Projektzeitpläne ein und stellen sicher, dass Ihr Projekterfolg nicht gefährdet wird. Verlassen Sie sich auf uns – auch wenn es mal schnell gehen muss!