Betriebsanleitung erstellen

Betriebsanleitung erstellen – essenzieller Bestandteil der technischen Dokumentation

Das Erstellen einer Betriebsanleitung ist ein unverzichtbarer Teil der technischen Dokumentation für jedes Produkt. Anwender benötigen klare und präzise Informationen, um ein Produkt sicher und effizient nutzen und warten zu können.

Eine qualitativ hochwertige Betriebsanleitung muss sowohl inhaltlich korrekt als auch verständlich sein. Sie muss zudem den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und das Haftungsrisiko minimieren. Für viele Unternehmen stellt dies eine große Herausforderung dar, insbesondere wenn das notwendige Fachwissen intern nicht vorhanden ist. Daher wird die Erstellung der Betriebsanleitung häufig an spezialisierte technische Redakteure oder externe Dienstleister ausgelagert.

Erfahren Sie hier, wie eine Betriebsanleitung professionell erstellt wird und wie Sie damit eine rechtskonforme technische Dokumentation sicherstellen.

LEIMKÜHLER Safety Services

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Was ist eine Betriebsanleitung?

Die Bezeichnung dieses zentralen Dokuments variiert je nach Branche und Norm. Im Maschinen- und Anlagenbau ist der Begriff „Betriebsanleitung“ geläufig, wie er auch in der DIN EN ISO 20607:2019 verwendet wird. Andere Bezeichnungen wie „Gebrauchsanweisung“, „Bedienungsanleitung“ oder „Nutzungsinformation“ kommen ebenfalls vor. Die aktuelle Norm DIN EN IEC/IEEE 82079-1 definiert den Begriff „Nutzungsinformation“ und liefert detaillierte Vorgaben zur Erstellung solcher Dokumente.

Unabhängig von der Bezeichnung bleibt das Ziel gleich: Eine klare, umfassende und rechtskonforme Dokumentation, die den Anwender sicher durch den gesamten Lebenszyklus des Produkts begleitet.

Schritte zur Erstellung einer Betriebsanleitung

1. Recherche und Informationssammlung

Der erste Schritt besteht darin, umfassende Informationen über das Produkt zu sammeln. Dabei werden Daten von Entwicklern, Konstrukteuren, Zulieferern und weiteren Quellen genutzt. Idealerweise beginnt dieser Prozess parallel zur Produktentwicklung.

2. Inhalte strukturieren und filtern

Nach der Sammlung der Informationen müssen diese strukturiert und auf Relevanz geprüft werden. Nicht alle Daten sind für den Anwender relevant. Beispielsweise werden Gefahren, die durch konstruktive Schutzmaßnahmen bereits eliminiert wurden, in der Betriebsanleitung nicht erwähnt.

3. Berücksichtigung von Normen und Richtlinien

Die Inhalte einer Betriebsanleitung werden maßgeblich durch anzuwendende Normen und gesetzliche Vorgaben bestimmt. Besonders wichtig sind hierbei die Normen DIN EN ISO 20607:2019 und DIN EN IEC/IEEE 82079-1, die detaillierte Anforderungen an die Struktur und Inhalte von Betriebsanleitungen stellen.

Ziel einer Betriebsanleitung

Eine Betriebsanleitung dient primär dazu, den Benutzer vor verbleibenden Risiken (Restrisiken) zu warnen und ihn bei der sicheren Handhabung des Produkts zu unterstützen. Gleichzeitig minimiert sie durch ihre Einhaltung der geltenden Normen und Gesetze das Haftungsrisiko des Herstellers.

Häufige Herausforderungen bei der Erstellung

Fehlende Zielgruppenanalyse: Ohne ein klares Verständnis der Zielgruppe kann die Anleitung unverständlich oder unbrauchbar werden. Die Zielgruppenanalyse muss Informationen zu den Aufgaben, Qualifikationen und Bedürfnissen der Anwender liefern.
Zeitdruck und Last-Minute-Änderungen: Änderungen am Produkt kurz vor der Markteinführung können die Fertigstellung der Anleitung verzögern und deren Qualität beeinträchtigen. Eine frühzeitige Einbindung der Dokumentation in den Entwicklungsprozess hilft, diese Probleme zu vermeiden.
Mangelnde Abstimmung mit Übersetzungsdienstleistern: Eine klare Kommunikation zwischen Redakteuren und Übersetzern ist essenziell, um Verständlichkeit und Qualität in allen Sprachen sicherzustellen.

Gesetzliche Anforderungen und Produktsicherheit

Eine Betriebsanleitung ist nicht nur ein hilfreiches Dokument, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung. Sie bildet einen zentralen Bestandteil der technischen Dokumentation, die für die CE-Kennzeichnung unerlässlich ist. Ohne Betriebsanleitung darf ein Produkt im europäischen Wirtschaftsraum weder verkauft noch in Verkehr gebracht werden.

Auch Produkte, die nicht der CE-Kennzeichnung unterliegen, benötigen gemäß Produktsicherheitsgesetz eine entsprechende Dokumentation. Fehlerhafte oder fehlende Anleitungen können erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Hersteller nach sich ziehen.

Zusammenarbeit mit einem Dienstleister

Wenn intern nicht genügend Ressourcen oder Know-how vorhanden sind, ist die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister oft die beste Lösung. Professionelle technische Redakteure stellen sicher, dass die Anleitung alle gesetzlichen und normativen Anforderungen erfüllt.

Tipps für die Zusammenarbeit:

Klare Kommunikation: Regelmäßige Abstimmungen zwischen Hersteller und Redakteuren gewährleisten eine effiziente Umsetzung.
Erstellung eines Leitfadens: Ein Redaktionsleitfaden hilft, Struktur und Qualität der Dokumentation zu sichern.
Externes Lektorat: Ein unabhängiges Lektorat vermeidet Betriebsblindheit und gewährleistet eine hohe Dokumentationsqualität.

FAQ – Unsere Antworten

Die genannten Begriffe werden häufig als Synonyme verwendet. Während im Maschinen- und Anlagenbau bevorzugt der Begriff „Betriebsanleitung“ verwendet wird, finden „Bedienungsanleitung“ oder „Gebrauchsanweisung“ eher in anderen Bereichen Anwendung. Unabhängig von der jeweiligen Bezeichnung verfolgen sie alle das Ziel, den sicheren und bestimmungsgemäßen Einsatz eines Produkts zu gewährleisten.

Eine Betriebsanleitung muss gesetzliche Anforderungen erfüllen, die sich je nach Produkt und Anwendungsbereich unterscheiden können. Für Maschinen beispielsweise ergeben sich die Anforderungen insbesondere aus der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, die in der EU verbindlich ist. Hier sind die wesentlichen Inhalte definiert, die eine Betriebsanleitung enthalten muss: Sicherheits- und Gesundheitsschutzinformationen, Beschreibung von Aufbau und Funktion des Produkts, Montage-, Installations- und Inbetriebnahmeanweisungen, Bedienungs- und Betriebshinweise, Wartungs- und Instandhaltungsinformationen, Notfallmaßnahmen, Zielgruppenorientierung.

Eine Betriebsanleitung muss umfassend und klar strukturiert sein, um den sicheren und bestimmungsgemäßen Gebrauch des Produkts zu gewährleisten. Die Inhalte richten sich nach den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, sowie nach normativen Vorgaben wie der DIN EN ISO 20607. Die wichtigsten Inhalte sind: Allgemeine Angaben, Sicherheitshinweise, Produktbeschreibung, Montage- und Installationsanweisungen, Inbetriebnahme, Betrieb, Wartung und Instandhaltung, Fehlersuche und Störungen, etc.

Wichtige Normen sind die DIN EN 82079-1 und die DIN EN ISO 20607.

Die Betriebsanleitung muss in der offiziellen Sprache des Landes verfügbar sein, in dem das Produkt auf den Markt gebracht wird. Für ein Inverkehrbringen in Deutschland ist daher eine Anleitung in deutscher Sprache verpflichtend.

Die Verantwortung für die Erstellung einer Betriebsanleitung liegt beim Hersteller des Produkts. Häufig werden jedoch technische Redakteure oder darauf spezialisierte Dienstleister hinzugezogen, um sicherzustellen, dass sämtliche gesetzlichen und normativen Vorgaben ordnungsgemäß umgesetzt werden.

Die Risikobeurteilung dient dazu, mögliche Gefahren zu erkennen, die in der Betriebsanleitung behandelt werden sollten. Sie ist eine zentrale Grundlage für die Erstellung von Sicherheits- und Warnhinweisen und spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Produktsicherheit.

Eine Betriebsanleitung muss immer dann überarbeitet werden, wenn wesentliche Änderungen am Produkt vorgenommen werden oder neue gesetzliche Anforderungen in Kraft treten. So wird sichergestellt, dass die bereitgestellten Informationen stets korrekt und auf dem neuesten Stand sind.